Hoe haal je meer rendement uit je event

Een evenement organiseer je met een doel: bijvoorbeeld om leden bij elkaar te halen of om als bedrijf een nieuw product of dienst onder de aandacht te brengen. Een evenement organiseren kost tijd en geld. Hoe organiseer je je evenement op een efficiënte manier en zorg je dat jouw event rendement oplevert?

De vier stappen: informeren, uitnodigen, registreren, bedanken
Organiseer je een bijeenkomst  of evenement, dan heb je te maken met vier stappen: informeren, uitnodigen, registreren en bedanken. Informeren om mensen te interesseren, uitnodigen om diegenen die interesse hebben getoond warm te maken naar jouw bijeenkomst te komen en registeren om te kijken wie er daadwerkelijk komen. De laatste fase, het bedanken, is zeker zo belangrijk. Want daar begint de volgende fase: het vertalen van kansen naar nieuwe opdrachten en nieuwe omzet. Want daarvoor organiseer je uiteindelijk je event. Of niet soms?

Verouderde informatie die telkens weer wordt gebruikt
In onze eigen ervaring gaat er nogal eens wat mis in de aanloop naar een evenement. Bestanden met NAW-gegevens van relaties die verouderd zijn, oude versies van Excel-bestanden die nieuwe versies overschrijven, verschillende mensen die elk hun  eigen acties nemen, verkeerde personen die worden uitgenodigd en bedankjes die met één geautomatiseerd mailtje en eventueel een standaard PDF van de presentaties worden afgedaan. Dat soort dingen is wat we nog altijd veel tegenkomen.

Goedbedoeld hobbywerk
Achter de schermen zien wij nog veel goedbedoeld hobbywerk. Dat is jammer van de investering. Je organiseert een evenement of een serie bijeenkomsten toch met een doel. De vraag is of er wel goed wordt gekeken naar het rendement van je ‘event’. Wat zijn je verwachtingen en hoe bepaal je vervolgens of je je doelstellingen hebt gehaald? Betaalt de investering in tijd en geld zich uit?

Goede bedoelingen zijn niet goed genoeg
Juist op dit punt blijven veel organisaties nog veel te veel steken in goede bedoelingen. Het was gezellig, er was genoeg te eten en te drinken en de bijeenkomst werd op het standaard evaluatieformulier met een dikke voldoende beoordeeld. Als het meezit, worden nog wat Powerpoints met een standaard bedankje rondgestuurd. Daarna is het snel over tot de orde van de dag en op naar het volgende event.

Het kan ook anders: haal rendement uit je event
Dat moet toch anders kunnen. Dat was de gedachte waarmee wij al veel langer rondliepen. Natuurlijk zijn er zeer handige webapplicaties die je in het traject kunt inzetten. Maar belangrijk is ook de vraag met welk doel je tijd en geld wilt investeren in het ontvangen van gasten, de registratie en de inhoud van het programma. Maar de werkelijke winst is naar onze mening vooral te halen in het rendement ná je event. Leads vertalen naar nieuwe klanten en nieuwe opdrachten. Of zorgen voor meer binding met je leden. Elke stap is belangrijk, maar bepalend is volgens ons het rendement uit je event.

Benieuwd hoe dat werkt?
Kijk op www.smartworkevent.nl. We komen het natuurlijk graag uitleggen.  

Wil je jouw event slimmer organiseren?
Bel of mail voor een gratis scan!